Tout contrat EOR a une date d'expiration

Le choix que personne ne signale

La plupart des gens pensent que le choix, avec un EOR, porte sur le prestataire à retenir. Le choix le plus important, et celui que personne ne signale, c'est la durée pendant laquelle on en utilise un.

Le modèle EOR a une date d'expiration intégrée. C'est un seuil d'effectif dans un pays donné, pas une date inscrite au contrat. D'un côté du seuil, l'EOR est la façon la moins chère d'employer des gens. De l'autre, vous payez une prime significative par rapport à l'ouverture de votre propre entité. Le seuil se situe entre 15 et 20 salariés dans un même pays sur la plupart des marchés, et la plupart des entreprises le franchissent sans s'en rendre compte.

Cet article porte sur ce seuil. Pourquoi il existe, pourquoi personne ne le signale, et ce qui se passe réellement quand vous décidez de le franchir.

Le calcul est plus mécanique qu'il n'y paraît

Les frais d'EOR sont facturés par salarié et par mois, en montant fixe. Votre coût EOR augmente linéairement avec votre effectif dans un pays. Vingt personnes dans un pays coûtent vingt fois ce que coûte une seule personne dans ce pays.

Les coûts d'entité fonctionnent à l'inverse. Créer votre propre entité juridique implique un coût fixe élevé (juridique, immatriculation, mise en place comptable, banque) et un faible coût marginal par salarié ensuite. Que vous ayez dix salariés dans l'entité ou cinquante, l'entité elle-même coûte à peu près la même chose à faire tourner.

À faible effectif, l'EOR gagne. Les coûts fixes de l'entité ne s'amortissent pas. À effectif élevé, l'entité gagne. Les frais d'EOR par salarié s'accumulent.

Où se situe le point de bascule ? Cela varie selon le pays, mais sur la plupart des marchés, autour de 15 à 20 salariés. Sur les marchés à fortes charges légales, où les frais d'EOR sont plus élevés, la bascule peut descendre à 10 ou 12. Sur les marchés à faible friction, où la création d'entité est plus rapide et les frais de structure plus légers, elle peut se rapprocher de 25 ou 30.

Je ne vais pas donner de chiffres exacts pour chaque pays, parce que le calcul dépend du prestataire avec lequel vous êtes et du partenaire de création d'entité que vous utiliseriez. Mais la tendance se vérifie dans tous les audits que j'ai menés. Quelque part entre 10 et 30 dans n'importe quel pays, la courbe se croise.

Pourquoi la plupart des entreprises paient un EOR plus longtemps qu'elles ne le devraient

Trois raisons.

Le contrat EOR ne mentionne pas le point de bascule. Le prestataire n'a aucun intérêt à signaler le moment où vous l'avez dépassé. Bien au contraire. Plus vous restez au-delà de la bascule, plus il encaisse de revenus.

La douleur opérationnelle de la transition paraît plus lourde que le coût financier du statu quo. Créer une entité, recruter un comptable local, faire basculer les salariés sur de nouveaux contrats, tout cela ressemble à un projet. La facture mensuelle de l'EOR ressemble à une dépense récurrente que vous avez déjà absorbée.

Et personne dans l'entreprise n'est chargé de le remarquer. Les RH voient l'EOR comme un prestataire qui fonctionne. La finance voit les factures mais ne modélise généralement pas le coût alternatif d'une entité en propre. La décision de partir n'atterrit sur le bureau de personne tant que quelqu'un ne fait pas le calcul ou qu'une pression budgétaire ne l'impose pas.

Résultat : beaucoup d'entreprises paient un EOR pour un effectif qui, en coût complet, a dépassé le point de bascule depuis un an ou plus.

La transition est plus difficile qu'il n'y paraît

C'est là que se trouve le vrai travail.

La création d'entité est la partie visible. Elle prend quatre à six mois sur la plupart des marchés, plus longtemps sur certains. Immatriculation juridique, immatriculation fiscale, compte bancaire, prestataire de paie, comptabilité locale. Chaque étape est séquentielle et propre au pays. Vous ne pouvez pas les mener toutes en parallèle sans un conseil local.

La partie la plus dure, c'est ce qui arrive aux gens. Vos salariés sont aujourd'hui employés par l'EOR, pas par vous. Les faire passer sur votre paie directe est un transfert juridique. Dans certains pays, cela exige le consentement explicite du salarié. Dans d'autres, le transfert est traité comme une rupture du contrat par l'ancien employeur et une nouvelle embauche par le nouveau, ce qui a des implications en matière d'indemnités de rupture. Structurez mal l'opération et vous créez des passifs d'indemnités de rupture qui n'existaient pas auparavant.

Ensuite vient la continuité. Avantages sociaux, dates de paie, ancienneté au titre des indemnités de rupture, cotisations légales. Tout cela doit être repris dans la transition sans rupture. Un transfert mal mené déclenche des contentieux sociaux et des problèmes fiscaux qui coûtent plus cher que ce que les économies sur l'EOR auraient rapporté.

C'est pour cela que la plupart des entreprises n'essaient pas. Le calcul dit de bouger. Le risque dit de rester. Alors elles paient l'EOR une année de plus.

C'est là que la profondeur devient une donnée stratégique

Il y a ici un fil qui rejoint un point plus large sur la façon de penser les EOR.

Le nombre de pays affiché sur la page d'accueil des EOR vous dit la largeur. L'effectif que vous avez dans un pays donné vous dit la profondeur. Le chiffre de largeur pilote la conversation achats au départ. Le chiffre de profondeur pilote la conversation de sortie plus tard. Les deux comptent, à des étapes différentes.

Une entreprise avec une ou deux personnes réparties sur trente pays restera probablement sur un EOR pour toujours, et à raison. Le calcul ne bascule jamais. Une entreprise qui construit de vraies équipes sur ses trois ou quatre premiers marchés atteindra la bascule sur ces marchés en deux ans, et le modèle EOR qui fonctionnait au départ cessera discrètement d'être la bonne structure.

Les pays sur lesquels vous devriez être le plus attentif sont ceux où vous avez de la profondeur, pas le nombre de pays affiché sur la page d'accueil.

Les signaux qui disent qu'il est temps de modéliser le changement

Une courte liste à garder sous la main.

L'effectif dans un pays a dépassé 15.

Votre plan de recrutement dans ce pays prévoit une croissance continue sur les 12 à 18 prochains mois.

Le coût complet par salarié (brut plus charges légales plus avantages sociaux plus frais de service EOR plus spread de change) dépasse 7 000 à 8 000 dollars par an, et augmente.

Vous comptez rester sur ce marché pendant des années, pas des trimestres.

Si trois ou quatre de ces points sont vrais pour un pays précis, vous avez dépassé la bascule de coût, et l'étape suivante est de construire le modèle. Trois ans de frais d'EOR face à trois ans d'entité en propre, coût de migration inclus. Le modèle prend deux jours. La décision découle du modèle.

À retenir

Le modèle EOR est un excellent point de départ. C'est un moins bon endroit où rester dans tout pays où vous avez construit une vraie profondeur.

J'aurai davantage à dire sur le déroulement réel de la migration dans un prochain article, notamment sur ce qui est mal codifié dans le transfert et sur la façon dont les meilleurs opérateurs s'y prennent. Pour l'instant, la question qui vaut la peine d'être posée en interne est simple. Dans quels pays avons-nous dépassé 15, et avons-nous modélisé l'alternative.

Je dirige Compareor, un comparateur indépendant de prestataires EOR. De plus en plus, nous aidons aussi les gens à déterminer quand quitter leur EOR, et comment gérer la transition sans rien casser. Si vous en êtes là, c'est exactement pour cela que nous existons.